phpbb é osso irmão dificil de lidar
você não está sozinho nessa frustração. O phpBB é uma plataforma de fórum bastante robusta e amplamente usada, mas como qualquer sistema open-source, ele tem seus altos e baixos. Vamos destrinchar os problemas que você mencionou e entender o que pode estar acontecendo:
Problemas Comuns no phpBB
IPs embaralhados ou incorretos
Causa provável: Se o fórum está atrás de um proxy reverso (como Cloudflare, Nginx ou um balanceador de carga), o phpBB pode registrar o IP do proxy em vez do IP real do usuário.
Solução: Configure corretamente o config.php ou o servidor para usar o cabeçalho X-Forwarded-For. Também há extensões que ajudam a corrigir isso.
Emails de ativação não entregues
Causa provável: Problemas com o servidor SMTP ou má reputação do domínio.
Soluções possíveis:
Verifique se o phpBB está configurado com um servidor SMTP confiável (Gmail, SendGrid, Mailgun, etc.).
Certifique-se de que o domínio tem registros SPF, DKIM e DMARC corretamente configurados.
Use ferramentas como Mail Tester para verificar a reputação dos seus emails.
Erros diversos (bugs, lentidão, falhas de login, etc.)
Causas comuns:
Extensões mal desenvolvidas ou incompatíveis.
Versão desatualizada do phpBB ou do PHP.
Permissões incorretas em arquivos ou banco de dados corrompido.
Afinal, o phpBB presta ou não?

Pontos fortes:
Gratuito e open-source
Altamente personalizável
Grande comunidade de suporte
Sistema de permissões poderoso

Pontos fracos:
Interface administrativa antiquada
Dependência de extensões para recursos modernos
Pouca integração nativa com redes sociais ou apps
Curva de aprendizado para configurações avançadas

Alternativas ao phpBB (caso decida migrar)
Plataforma Prós Contras
Discourse Moderno, responsivo, bom SEO Requer mais recursos do servidor
Flarum Leve, bonito, fácil de usar Ainda em desenvolvimento ativo
Vanilla Forums Simples, com versão cloud Versão gratuita limitada
a realidadeé que o phpbb é top mas necessita de muitos reparos e tempo muito tempo é como fazer tudo do zero apesar de já ter o produto pronto
administradores e moderadores um exemplo:
meu IP de onde voces o veem? Obs: estou em minha casa na cidade de Santa Rita do Passa-Quatro Mg
é provavel que voces estejam vendo o proprio ip de voces nessa mensagem ou o meu que também pode estar associado a outra conta então isso tem que ser corrigido assim como o recebimento de emails por parte dos destinatarios ou voces podem simplesmente migrar pra outra plataforma mas quem garante que os erros não aparecerão com o tempo?